Создаем регламент договорной работы

Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы). 

Зачем нужен регламент договорной работы

Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет: 

1. Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.

2. Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.

3. Улучшит качество подготовки договоров.

4. Снизит правовые риски.

5. Организует защиту интересов.

6. Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.

Два подхода работы с договорами в компании

Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:

1. Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты. 

2. Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.

Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников. Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них. 

Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.

Зафиксируйте общие правила документально:

• В едином документе.
• В нескольких связанных между собой локальных актах.
• В отдельных документах, регулирующих отдельные этапы: положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов.
• В отчетности об исполнении договора указывайте, эффективен ли он, какие появляются проблемы. Этот опыт поможет при разработке следующих договоров. 

Начинаем работу над договором

Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа. 

Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа. 

Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений. 

Подготовка договоров: этапы и мероприятия

Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:

Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора. 

После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают. 

Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений. 

Что должно быть в регламенте договорной работы

В регламент договорной работы обязательно включают аспекты: 

1. Порядок подготовки проектов договоров.

2. Процедуры проверки контрагентов.

3. Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.

4. Согласование договоров с контрагентами.

5. Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.

6. Организацию исполнения договоров.

7. Контроль за исполнением договоров.

8. Порядок претензионно-исковой работы.

9. Хранение и архивирование.

Важные моменты подготовки регламента договорной работы: чек-лист

Продумайте заранее: 

1. Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.

2. Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.

3. Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.

4. Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.

5. Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами. 

6. Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

7. Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст). 

8. Порядок внесения договоров в реестр договоров. 

На что нужно также обратить внимание:

1. Учесть особенности и условия работы компании.

2. Определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу.

3. Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления.

4. Закрепить схемы подготовки договорной документации и учета исполнения договоров. 

5. Предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

 Что важно юристам:

1. Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики. 

2. Обеспечить соответствие договора интересам компании.

3. Проверить правоспособность и легитимность контрагента.

4. Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.

5. Подтвердить исполнение договора.

6. Предусмотреть риски.

7. Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.

8. Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.

Основные риски

9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:

1. Заключение договора с проблемными контрагентами.

2. Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.

3. Превышение полномочий лиц, подписавших договор.

4. Истечение срока полномочий.

5. Изъяны в доверенности.

6. Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.

7. Потеря документов в процессе согласования исполнения.

8. Затягивание сроков согласования договорных документов. 

9. Нарушение сроков и этапов исполнения договора. 

Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов

Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:

1. Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.

2. Разработайте формы договоров и отчетной документации.

3. Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.

4. Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей. 

5. Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.

6. Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание. 

7. Внедрите систему оптимизации договорной работы

8. Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.

9. Проводите консалтинг и обучение сотрудников.

10. Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.